2021 Records Retention Schedule
go.ncsu.edu/readext?802041
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Collapse ▲Have you ever wondered how long you need to keep a hard copy of a record? Discarding records that should be kept poses a range of potential legal problems. But keeping stacks of paper records too long wastes precious space and adds to office clutter. But how long should files be kept? The answer varies depending on type of record. A records retention schedule is a policy that defines how long items must be kept and provides disposal guidelines for how data items should be discarded.
In North Carolina the Department of Natural and Cultural Resources regulates the destruction of public records and establishes the records retention schedule for the UNC System. According to N.C. Gen. Stat. § 132-1 public records include all documents, papers, letters, maps, books, photographs, films, sound recordings, magnetic or other tapes, electronic data-processing records, artifacts, or other documentary material, regardless of physical form or characteristics, made or received pursuant to law or ordinance in connection with the transaction of public
business by any agency of North Carolina government or its subdivisions.
A revised records retention schedule has been released for Institutions within the UNC System and should be followed to manage all public records.